Secrétaire de direction
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2021-0073
DAEM
vendredi, 14 mai, 2021
Le secrétariat de direction assure d’une part les fonctions classiques d’un secrétariat de direction, et à ce titre l'agent retenu sera chargé :
- de gérer le courrier et les appels :
* d'assurer le rôle de « référent SALSA » (logiciel de gestion du courrier et des actes de la province Sud) pour l’ensemble de la direction, et être particulièrement actif sur la démarche de dématérialisation. Il est en charge d’accompagner les agents, d’échanger avec l'équipe-projet et d’élaborer ou de modifier des modèles types ;
* de contrôler les courriers avant signature de la direction, et d'émettre les alertes éventuelles ;
* de classer numériquement et d'archiver.
- de gérer :
* l'agenda des réunions internes : d'organiser, de mettre à jour le Wiki et le plan stratégique ;
* l'agenda des réunions inter-directions : d'organiser sur l'année et de gérer les relances ;
* les plannings : de prendre des rendez-vous, de gérer les tableaux de bord, etc.
D’autre part, le secrétariat de direction est actif dans le pilotage de la direction, via :
- la collecte des indicateurs d’activité, leur analyse et leur mise en forme, ainsi l'agent sera chargé :
* de suivre les courriers prioritaires de la direction ;
* de participer à l'élaboration des rapports d’activités mensuels et annuels ;
* d'assurer le contrôle hiérarchique interne annuel (audits divers sur des postes de frais généraux : frais de mission, téléphonie, etc.) ;
* de mettre à jour régulièrement le système qualité et d'organiser la diffusion de la revue qualité annuelle.
- le pilotage de la communication interne et externe de la direction, soit :
* en externe : de communiquer sur les projets et les chantiers, d'être le référent CAT (dispositifs provinciaux dématérialisés) de la direction, etc. ;
* en externe : de diffuser des messages aux agents de la direction, de se charger de la signalétique, etc.
Le secrétariat de direction est également le« référent informatique » concernant les droits informatiques des agents de l’ensemble de la direction.
De façon ponctuelle, l'agent sera amené à réaliser des missions de secrétariat (rédaction de compte-rendu ou de courrier) pour les chargés d’études de la cellule stratégie.
- de gérer le courrier et les appels :
* d'assurer le rôle de « référent SALSA » (logiciel de gestion du courrier et des actes de la province Sud) pour l’ensemble de la direction, et être particulièrement actif sur la démarche de dématérialisation. Il est en charge d’accompagner les agents, d’échanger avec l'équipe-projet et d’élaborer ou de modifier des modèles types ;
* de contrôler les courriers avant signature de la direction, et d'émettre les alertes éventuelles ;
* de classer numériquement et d'archiver.
- de gérer :
* l'agenda des réunions internes : d'organiser, de mettre à jour le Wiki et le plan stratégique ;
* l'agenda des réunions inter-directions : d'organiser sur l'année et de gérer les relances ;
* les plannings : de prendre des rendez-vous, de gérer les tableaux de bord, etc.
D’autre part, le secrétariat de direction est actif dans le pilotage de la direction, via :
- la collecte des indicateurs d’activité, leur analyse et leur mise en forme, ainsi l'agent sera chargé :
* de suivre les courriers prioritaires de la direction ;
* de participer à l'élaboration des rapports d’activités mensuels et annuels ;
* d'assurer le contrôle hiérarchique interne annuel (audits divers sur des postes de frais généraux : frais de mission, téléphonie, etc.) ;
* de mettre à jour régulièrement le système qualité et d'organiser la diffusion de la revue qualité annuelle.
- le pilotage de la communication interne et externe de la direction, soit :
* en externe : de communiquer sur les projets et les chantiers, d'être le référent CAT (dispositifs provinciaux dématérialisés) de la direction, etc. ;
* en externe : de diffuser des messages aux agents de la direction, de se charger de la signalétique, etc.
Le secrétariat de direction est également le« référent informatique » concernant les droits informatiques des agents de l’ensemble de la direction.
De façon ponctuelle, l'agent sera amené à réaliser des missions de secrétariat (rédaction de compte-rendu ou de courrier) pour les chargés d’études de la cellule stratégie.
- Connaissances des institutions locales et de leurs compétences
- Titulaire du permis B
- Titulaire du permis B
- Maîtriser les techniques du secrétariat
- Maîtriser les logiciels bureautiques (Excel, Word, Powerpoint, Wiki)
- Savoir hiérarchiser l’importance et l’urgence des demandes
- Connaître les outils de pilotage (tableaux de bord, etc.)
- Disposer de qualités rédactionnelles (courrier, compte-rendu)
- Maîtriser parfaitement l'expression orale et écrite
- Disposer de connaissances de base en comptabilité et du logiciel de courrier (Salsa) serait un plus
- Maîtriser les logiciels bureautiques (Excel, Word, Powerpoint, Wiki)
- Savoir hiérarchiser l’importance et l’urgence des demandes
- Connaître les outils de pilotage (tableaux de bord, etc.)
- Disposer de qualités rédactionnelles (courrier, compte-rendu)
- Maîtriser parfaitement l'expression orale et écrite
- Disposer de connaissances de base en comptabilité et du logiciel de courrier (Salsa) serait un plus
- Capacités d'organisation
- Capacités d'adaptation
- Capacités à gérer les priorités
- Rigueur
- Sérieux
- Discrétion
- Sens des relations humaines
- Goût pour la communication
- Aptitude au travail en équipe
- Disponibilité
- Capacités d'adaptation
- Capacités à gérer les priorités
- Rigueur
- Sérieux
- Discrétion
- Sens des relations humaines
- Goût pour la communication
- Aptitude au travail en équipe
- Disponibilité
L’équipe de direction de la direction de l’aménagement, de l’équipement et des moyens (DAEM) est composée du directeur, de deux directeurs adjoints, de cinq chargés d'études et de deux assistantes de direction, assurant le secrétariat de direction.