Plan de Déplacements Administration (PDA) de la province Sud Rapport de la phase 2 Elaboration des objectifs et du plan d’actions Novembre 2017 Figure 1 : Centre Administratif de la province Sud (source : site de la Province Sud)
Réf. : PDA_Rapport_Phase2_v4.docx 12/02/2018 2/44 SOMMAIRE 1 CONTEXTE.............................................................................3 ELEMENTS DE CONTEXTE ..................................................................... 3 1.1 OBJECTIFS DU PDA............................................................................. 4 1.2 ETAPES DU PDA ................................................................................. 5 1.3 2 METHODOLOGIE...................................................................6 CO-CONSTRUCTION DES ACTIONS ......................................................... 6 2.1 VALIDATION DES ACTIONS ..................................................................... 7 2.2 ACTIONS NON PRIORITAIRES ................................................................. 9 2.3 3 PRESENTATION DES ACTIONS .........................................10 4 FICHES ACTIONS ................................................................12 5 CONCLUSION ......................................................................39 SYNTHESE DES COUTS ET DES IMPACTS ............................................... 39 5.1 SUITE A DONNER................................................................................ 42 5.2
Réf. : PDA_Rapport_Phase2_v4.docx 12/02/2018 3/44 1 CONTEXTE ELEMENTS DE CONTEXTE 1.1 L’éco-mobilité est un sujet récent en Nouvelle-Calédonie. Il s’agit d’un sujet piloté par le Gouvernement de la Nouvelle Calédonie (via le Centre Territorial pour la Maîtrise de l’Energie – CTME) avec appui de l’ADEME, autour d’un partenariat solide regroupant des acteurs moteurs tels que les autorités de transports (SMTU, SMTI), les collectivités (notamment la province Sud), le SIGN, la CCI, etc. Cette thématique monte en puissance et commence à se concrétiser par des actions réelles sur le terrain. Le premier PDE réalisé sur le territoire est celui du CHT dans le cadre du déménagement de plusieurs sites vers le Médipôle de Koutio. Ces actions (PDE/PDA) exigent une très bonne connaissance du donneur d’ordre, de son fonctionnement et de ses partenaires, ainsi que du contexte local et de sa gouvernance. La mise en œuvre d’un PDA est une action très concrète qui demande une approche méthodologique solide et une expertise technique fouillée. Celle-ci demande également une capacité à se projeter dans des actions pragmatiques faisant appel, au-delà d’un catalogue d’actions théoriques, à de véritables stratégies transversales alliant les déplacements et les transports, l’aménagement urbain, l’habitat et les activités connexes, le management des organisations, le pilotage, l’animation, la communication, la concertation, et la négociation avec les porteurs de politiques publiques. La province Sud est impliquée dans la démarche de mobilité durable depuis de nombreuses années. Elle cherche à mettre en œuvre ces concepts dans le cadre du développement de ses ZAC (Zones d’Aménagement Concerté) ainsi que par son implication dans la construction du Schéma de Cohérence de l’Agglomération Nouméenne (SCAN) et du Plan de Déplacement de l’Agglomération Nouméenne (PDAN). Par ailleurs elle soutient la mise en œuvre du projet Néobus ainsi que divers projets de réalisation d’itinéraires modes doux. La mise en œuvre d’un PDA est une brique de plus dans cet engagement.
Réf. : PDA_Rapport_Phase2_v4.docx 12/02/2018 4/44 OBJECTIFS DU PDA 1.2 Les actions découlant d’un PDA ont souvent pour objectif de : diminuer et optimiser l'ensemble des coûts liés aux transports et par ricochet de diminuer le bilan carbone, d’améliorer l’accessibilité des sites aux agents ainsi qu’aux visiteurs, d’initier une démarche citoyenne et responsable, de renforcer le dialogue social, de développer l’esprit d’équipe, d’affirmer un projet de management environnemental, d’anticiper une gestion des déplacements promise au durcissement vis-à-vis de la voiture particulière. Pour la province Sud, ces objectifs généraux se traduisent par des objectifs prioritaires prenant en compte le contexte de la province Sud et de ses ambitions, tels que : l’amélioration de la qualité d’accueil et des conditions de travail L’amélioration du cadre de vie est fortement plébiscitée par les agents, en particulier par ceux concernés par des trajets particulièrement longs vers leur lieu de travail, ou encore par les agents ayant des enfants à déposer et qui plaident pour des transports scolaires efficaces. la rationalisation des coûts et un meilleur usage de l’espace Le diagnostic a permis de révéler des marges de manœuvre importantes en matière de déplacements professionnels et de gestion du parc automobile de la province Sud. le renforcement de sa responsabilité sociale et environnementale Tant au niveau des directions que des agents, il est souhaité que la province Sud joue un rôle majeur dans l’impulsion des politiques publiques en matière de déplacements. Est également présent le souhait d’être exemplaire en mettant en place les outils permettant aux agents de se déplacer via des modes alternatifs à la voiture individuelle. Il ressort donc de ce diagnostic qu’il est souhaité que la province Sud joue un rôle en tant qu’employeur (en modifiant ses propres comportements) mais aussi en tant qu’acteur de la mobilité pouvant jouer un rôle déterminant sur le reste du territoire (en modifiant les comportements à plus grande échelle). 1 2 3
Réf. : PDA_Rapport_Phase2_v4.docx 12/02/2018 5/44 ETAPES DU PDA 1.3 L’élaboration du PDA de la province Sud se déroule selon la méthodologie suivante : La première phase s’est achevée en aout 2017 et a permis de collecter l’ensemble des données nécessaire à la réalisation du diagnostic et de mesurer les leviers d’actions en matière écomobilité. La présente phase a permis de formuler les objectifs propres à la province Sud et d’élaborer le plan d’actions. Celui-ci a été décliné en fiches actions co-construites avec les agents dans le cadre d’ateliers de travail et via des entretiens avec les directions impliquées. Lors de l’élaboration de ce plan d’actions, une attention particulière a été portée : A leur articulation avec les objectifs opérationnels du PDA, Ainsi qu’à leur mise en œuvre (coût, échéancier, contenu, impacts, pilotage, etc…) ;
Réf. : PDA_Rapport_Phase2_v4.docx 12/02/2018 6/44 2 METHODOLOGIE CO-CONSTRUCTION DES ACTIONS 2.1 L’enjeu et l’essence-même du PDA est qu’il soit progressivement transféré du bureau d’études qui le conçoit, au client qui devra le mettre en œuvre en s’appuyant notamment sur des personnes-ressources en interne. Afin que les conditions de ce transfert soit optimales, il est important d’associer les parties prenantes internes le plus en amont possible. Elles l’ont été dès la phase diagnostic avec des entretiens, des enquêtes et des groupes de discussions. Dans le cadre de la présente mission, les parties prenantes internes sont constituées des agents, des directions, des représentants syndicaux et bien entendu de la chargée de mission Ecomobilité. Pour la phase d’élaboration du plan d’actions, nous avons fait le choix de la co-construction en mettant en œuvre la méthodologie suivante : En juillet : mise en ligne de la synthèse du rapport - présentation du diagnostic en plénière avec annonce des futurs ateliers de co-construction afin d’identifier les volontaires [ci-dessous, la slide concernant les 5 ateliers proposés] En septembre : 5 ateliers de travail sur la définition et la priorisation des objectifs et des actions du futur PDA, ayant rassemblé près d’une soixantaine de participants : o Atelier Modes doux le 18 septembre [10 participants] o Atelier Covoiturage et Transports Collectifs le 19 septembre [7 participants]
Réf. : PDA_Rapport_Phase2_v4.docx 12/02/2018 7/44 o Atelier Déplacements Professionnels le 20 septembre [14 participants] o Atelier Communication le 20 septembre [10 participants] o Atelier Organisation du Travail le 21 septembre [17 participants] L’éventail de participants a été large avec agents, directions, représentants syndicaux et partenaires extérieurs. En octobre : séances de travail ciblées avec les directions identifiées comme pilotes de certaines actions (DRH, DSI, etc.) afin notamment de fiabiliser les données quantitatives Le travail de co-construction concernant la définition des indicateurs de suivi a aussi été initié, puisque les fiches-actions intègrent des indicateurs qui ont été discutés lors des ateliers et des séances de travail spécifiques. Ce travail se poursuivra en phase 3. VALIDATION DES ACTIONS 2.2 Dans un premier temps, sur la base du diagnostic, plus de 70 actions potentielles ont été identifiées, articulées autour de 7 grands objectifs opérationnels : Augmenter le nombre d’utilisateurs des services en ligne et diminuer l’autosolisme Diminuer le budget déplacements et le bilan carbone de la collectivité et des agents Réduire le nombre et le temps de déplacements des agents Développer une communauté d’utilisateurs des modes alternatifs (vélos, marche, covoiturage, etc…) Garantir l’animation et l’adhésion sur le PDA dans le temps Optimiser la flotte de véhicules, sa gestion et son impact spatial Valoriser la province Sud comme acteur du changement et structurer les partenariats Dans un deuxième temps, tout en conservant les objectifs opérationnels, un premier travail de priorisation et d’affinement mené par le bureau d’étude et la Chargée de mission Ecomobilité a permis de cibler 38 actions. Ensuite, lors des 5 ateliers de septembre, les objectifs opérationnels ont été validés, avec de légers ajustements dans leur formulation. Les actions identifiées ont été testées et priorisées par les participants. Certaines ont été légèrement reformulées. Celles qui suscitaient le plus d’intérêt ont été travaillées en petits groupes afin que les participants se projettent dans la phase de mise en œuvre des actions (pilote, étapes, phasage, coût, etc.).
Réf. : PDA_Rapport_Phase2_v4.docx 12/02/2018 8/44 Intitulé des actions Rang 1. Informer sur l’accessibilité à pied à vélo (affiches/internet/livret) 7 2. Promouvoir les activités d’associations sur site le midi (yoga, marche, etc…) 7 3. Augmenter le nombre de vélos et de VAE de service 5 4. Doter de douches, casiers et abris les sites non équipés 1 5. Revoir l’aménagement des parkings pour privilégier les modes actifs (allées piétonnes, stationnements vélos) 3 6. Organiser des ateliers périodiques avec réparateurs de vélos sur site 10 7. Négocier des tarifs d’achats de vélos attractifs 4 8. Participer financièrement à l’achat de vélos ou VAE 6 9. Alimenter en données et Rex la ville de Nouméa et Droit au Vélo sur les besoins en termes d’aménagements cyclable 9 10. Participer au financement des aménagements piétons/cycles sur les routes provinciales ou communales 2 Figure 2 : Illustration de la hiérarchisation des actions en temps réel – atelier modes doux Suite aux ateliers, un tableau de synthèse des actions a été établi, préfigurant le tableau de bord à produire en phase 3. Ce tableau se construit pour chaque action autour de la référence à l’objectif opérationnel et détaille l’intitulé de l’action, le référent pour sa mise en œuvre, les modalités de quantification et les indicateurs de suivi. Un nouveau travail d’affinement a été effectué en octobre avec la Chargée de Mission Ecomobilité et au final, ce tableau de bord intègre 26 actions dont les fiches détaillées sont présentées en partie 4 de ce rapport. Le contenu détaillé des actions a ensuite été fiabilisé quand cela était nécessaire lors de séances de travail bilatérales avec les partenaires extérieurs (ex. SMTU), des personnes ressources de la province Sud (ex. sur les modes doux ou l’aménagement des locaux), ou encore les directions provinciales identifiées comme pilotes sur certaines actions (DSI, DRH). Les actions ainsi formalisées sous forme de fiches seront soumises à la validation du comité technique et du comité de pilotage, et pourront être ajustées lors de la phase 3.
Réf. : PDA_Rapport_Phase2_v4.docx 12/02/2018 9/44 ACTIONS NON PRIORITAIRES 2.3 Le passage de 38 actions en septembre à 26 actions en octobre a logiquement vu certaines actions être supprimées, reformulées, ou regroupées avec d’autres. Cette optimisation résulte d’abord du travail en atelier. Certaines actions n’ont suscité que très peu d’intérêt auprès des participants, or il est important que le PDA propose des services qui suscitent l’adhésion des utilisateurs dans l’objectif d’assurer sa pérennité dans le temps et son animation au quotidien. Cette optimisation résulte également d’un dernier travail effectué en coordination avec la Chargée de Mission Ecomobilité. Ci-contre le tableau de bord qui identifie en jaune les actions classées comme prioritaires par les participants des 5 ateliers, en rouge celles qui n’ont recueillies aucun vote, et en rose pâle les actions neutres en termes de priorisation. Afin de faciliter la prise de décision, le tableau propose également une première approche de l’ampleur des actions en termes de coût et d’impact positif sur les déplacements. Quelques exemples d’actions non prioritaires et de ce fait écartées du plan d’actions : - Promouvoir les associations internes pour développer les activités de bien-être et modes doux sur site (pause-déjeuner, after-work) - Organiser des ateliers périodiques avec des réparateurs de vélos - Diminuer le nombre de places de parking louées Le PDA est un outil qui doit vivre et évoluer dans le temps. Les actions non prioritaires ne font pas l’objet de fiche-action, mais elles pourront être réactivées et connaître une forme de mise en œuvre, si elles suscitent un regain intérêt au regard d’un contexte qui aura évolué. Il n’en demeure pas moins que leur impact net sur les déplacements sera modeste. A contrario, les actions qui ont été priorisées l’ont été pour de très bonnes raisons : elles répondent entièrement aux enjeux identifiés lors du diagnostic (phase 1), elles sont le reflet du travail réalisé en ateliers (phase2), et elles auront un impact positif et important sur les déplacements.
Réf. : PDA_Rapport_Phase2_v4.docx 12/02/2018 10/44 3 PRESENTATION DES ACTIONS A l’issue de la co-construction du plan d’actions, une liste de 26 actions jugées prioritaires a été établie. Ces actions sont regroupées au sein de cinq groupes thématiques : Les actions en matière d’organisation du travail et de gestion du parc automobile de la province Sud [Fiches bleues], Les actions en matière d’incitation à la pratique des modes doux comme le vélo et la marche [Fiches vertes], Les actions visant à encourager l’utilisation des transports collectifs [Fiches oranges], Les actions en matière de covoiturage [Fiches rouges], Les actions de communication, d’adhésion et de sensibilisation [Fiches violettes]. Les actions en matière d’organisation du travail portent en particulier sur la rationalisation de l’organisation en favorisant des pratiques de mobilité plus vertueuses. Parmi les actions co-construites lors de la concertation, nous retrouvons notamment la mise en place du télétravail et de sites relais, l’aménagement des horaires de travail et la poursuite de la dématérialisation des démarches réalisées auprès de la province Sud. L’accent est également mis sur la rationalisation du parc automobile et du stationnement, source importante d’économies. Les actions visant à inciter à la pratique des modes doux portent sur la poursuite des investissements prévus dans le cadre du schéma modes actifs de la province Sud, l’installation d’équipements incitatifs dans les locaux (douches, casiers) ainsi que la négociation de tarifs avantageux à l’achat d’un vélo. Concernant les actions visant à encourager l’utilisation des transports collectifs, celles-ci portent notamment sur des incitations financières (participation de l’employeur à l’abonnement, négociation d’un tarif spécifique, mise à disposition de titres de transport). Des actions en faveur du covoiturage sont également prévues dans le plan d’actions via la mise à disposition d’outils et d’informations encourageant le covoiturage domicile-travail. La mise en place d’aires de covoiturage est également envisagée. Enfin, les actions de communication, d’adhésion et de sensibilisation sont au cœur du plan d’actions. C’est elles qui permettront au PDA de vivre et d’aboutir à des résultats concrets. Les actions retenues portent en particulier sur l’organisation de divers évènements, tels que des formations à l’éco-conduite, l’animation d’une communauté en ligne et le déploiement d’une identité visuelle sur l’intranet. Des actions sont également proposées pour inscrire la province Sud dans une démarche exemplaire en matière d’écomobilité via la montée en puissance du pilotage du PDA dans les attributions de la Chef de Mission Ecomobilité et la mise en place d’actions communes avec les employeurs voisins.
Réf. : PDA_Rapport_Phase2_v4.docx 12/02/2018 11/44 Chacune de ces actions a donné lieu à l’élaboration d’une fiche permettant de réunir l’ensemble des informations pertinentes en vue de sa mise en œuvre. Ainsi chaque action est contextualisée par rapport aux enseignements du diagnostic mobilité. Son contenu et sa mise en œuvre sont également précisés, tout comme les objectifs opérationnels auxquels l’action répond. Les éléments de cadrage suivants sont également présentés afin de mettre en œuvre chaque action : Le pilotage de l’action avec une attention particulière portée aux directions mobilisées, La date prévue de mise en œuvre de l’action, Une première estimation des coûts d’investissement et de fonctionnement afin d’évaluer le rapport coût / impact. A noter que ces estimations devront être affinées une fois le périmètre de chaque action connu, L’objectif à atteindre, par exemple en termes de report modal, de satisfaction, etc… Les partenaires éventuels.
Réf. : PDA_Rapport_Phase2_v4.docx 12/02/2018 12/44 4 FICHES ACTIONS
PILOTAGE DSI / Chargé de mission services numériques DIRECTIONS MOBILISEES DJA, DRH, Dir Com Direction concernées ECHEANCIER Q4 2018 arbitrage COÛTS Dévlpt : 5-10MF / an Bornes : 500KF/u OBJECTIF A ATTEINDRE +20% de démarches en ligne IMPACT CARBONE Non mesuré PARTENAIRES A définir en étape 2 pour les démarches et les sites mutualisés [installation de bornes] 1| POURSUIVRE LA MISE EN LIGNE DES SERVICES AUX USAGERS ET EN FACILITER L’ACCÉS AU PLUS GRAND NOMBRE La dématérialisation permet de moderniser et d’améliorer la qualité des services rendus aux usagers et de réduire leurs déplacements vers les différents sites de la collectivité. Aujourd’hui, 20 démarches sont entièrement réalisables en ligne, plus de 230 services sont décrits en ligne dont une majorité intègre un formulaire à télécharger et/ou à compléter, évitant ainsi les déplacements. Un exemple : La possibilité de télécharger de chez soi un coupon de bourse ou une attestation de non bourse (conforme aux attentes de la CAFAT pour les demandes d'aide à la cantine), a permis d'éviter 2 000 déplacements sur la rentrée 2017. D'une manière plus globale, l'impact de la dématérialisation des dispositifs d'aides (bourse études supérieures, prix d'excellence, simulateur...) se concrétise par 5000 déplacements de moins en un an. Il existe un réel enjeu à poursuivre cette démarche à l’impact très positif, en prenant en compte la part des usagers n’ayant pas d’accès internet depuis leur domicile. Description de l’action Mettre en ligne davantage de services et d’informations pour faciliter les démarches administratives (renseignements, demandes, autorisations, etc.). Faciliter l’accès du plus grand nombre, notamment des foyers n’ayant pas ou peu accès à internet, par la mise en place de bornes dans certains sites ciblés accueillant du public et en accompagnant les usagers dans l’utilisation des outils numériques. Objectifs opérationnels Augmenter le nombre d'utilisateurs des services en ligne, diminuer le nombre et/ou la durée des déplacements de visiteurs véhiculés. Déroulé Étape 1 : analyser le fonctionnement de l’existant et élaborer une grille multicritères permettant d’identifier les services dont la dématérialisation est à développer / améliorer, en fonction de leur nature, de la qualité du service rendu, des publics-cibles, de la localisation des sites et des déplacements évités, d’une approche des coûts (retour sur investissement), des impacts techniques (modalités de SAV – hotline, mises à jour), juridiques et RH (accompagnement des agents) Étape 2 : identifier les conditions d’accès à la dématérialisation des publics-cibles, les solutions techniques (mise en place de bornes dans les sites les mieux localisés au regard des déplacements générés : sites existants, sites-relais à créer – évolution du poste de médiateurs DEFE, etc.) et les partenariats à mettre en place (ex. bornes dans les mairies, servicespublics.nc, CAFAT, SMTU) Étape 3 : validation du contenu (services) et des modalités de dématérialisation (mise en ligne, bornes), des conditions d’accompagnement auprès des usagers et des agents (formation utilisation bornes & instruction dossiers dématérialisés), des indicateurs Étape 4 : mise en œuvre technique des actions et des outils permettant d’assurer le suivi des indicateurs Action récurrente sur une base annuelle [nouvelle version du site internet depuis août 2017 – une première évolution sensible est attendue dès 2018] : - Etapes préparatoires 1 à 2 : jusqu’à septembre-octobre de l’année N - Etape 3 : derniers arbitrages en novembre de l’année N - Etape 4 (développement) : année N+1 Indicateurs de suivi et d’évaluation [propositions] Nombre de démarches entièrement en ligne [20 en 2017] Nombre de visites en ligne / nombre de clics [dépasser les 50,000/an – 39,000 oct.2017]] Nombre de démarches effectuées en ligne [dépasser les 7000 en 2019 – 5768 oct.2017] Nombre de sites provinciaux équipés de bornes [2 en 2017] ORGANISATION MODES DOUX TRANSPORTS COLLECTIFS COVOITURAGE COMMUNICATION
PILOTAGE DEPS / DFA DIRECTIONS MOBILISEES DSI, DJA, DRH, Dir Com Direction concernées ECHEANCIER 2019 pour les étapes 1-2 2020 pour les étapes COUTS Aucun pour Etapes 1-3 E4 - Aménagement locaux E5 - Bornes : 500KF/u OBJECTIF A ATTEINDRE -10% de km parcourus IMPACT CARBONE 270 T PARTENAIRES Ciblés en étape 2 2| EXAMINER LA POSSIBILITE DE CREER DES SITES RELAIS A L’ATTENTION DES AGENTS [ET DES USAGERS] De nombreux déplacements – et un temps précieux qui pourrait être passé à faire autre chose que conduire un véhicule - pourraient être optimisés si des sites-relais étaient mis en place. Pour les agents, ils pourraient permettre de travailler entre deux réunions plutôt que de revenir sur le site d’affectation, ou encore la dépose/repose de véhicules de service au plus près des lieux de réunions. Pour les usagers, ces sites-relais pourraient proposer les informations nécessaires à faciliter leurs démarches, quelle que soit la thématique (ex. mise en place de bornes). La décentralisation permet d’être au plus près des usagers, de tisser une relation de proximité entre l’institution et les administrés, et de réduire les déplacements de ceux-ci. La province Sud dispose d’un réseau de locaux qui pourraient être utilisés dans cet objectif. Description de l’action Mise en place de sites-relais pouvant inclure plusieurs fonctions (bureaux-relais, parkings relais, centre d’information) permettant d’une part de rationaliser les déplacements des agents (ex. ceux dont les lieux de résidence et de travail sont éloignés ou ceux qui sont fréquemment en déplacement) et d’autre part d’optimiser les déplacements des administrés dans leur recherche d’informations. Cette action est en synergie avec celles concernant le télétravail et de la dématérialisation. Objectifs opérationnels Réduire le nombre et le temps de trajet des agents Diminuer le nombre et le temps des trajets des visiteurs véhiculés Déroulé Etape 1 : identifier/cartographier les zones de concentration des agents et usagers (résidence / travail) Etape 2 : identifier/cartographier les sites existants qu’il serait pertinent de transformer en sitesrelais (ex. bureaux-relais au CAPS, antenne de la Foa, Boulari, sites DDR) et les zones où de nouveaux sites-relais pourraient être créés - décider si le site doit accueillir du public (avec accueil agents ou mise en place de bornes) et définir les partenariats possibles pour la mutualisation de locaux / démarches (communes, etc.) Etape 3 : identifier les services à proposer aux agents dans chaque site-relais (parking-relais, bureaux-relais pour télétravail, location salles de réunions) - définir les modalités d’utilisation et les outils nécessaires à mettre en place (ex. outils de réservation de salles, outils informatiques, équipement visio, bornes d’info) - définir les objectifs, les indicateurs de suivi et les modalités d’accompagnement (évolution fiche de poste responsable de site, formation accueil du public, appui médiateurs DEFE) Etape 4 : concrétisation de l’accueil des agents avec sécurisation des bureaux et parkings (véhicules personnels) – équipement des bureaux en outils informatiques métiers et zones de télétravail – mise en place de l’outil de réservation simple pour véhicules et salles – formation des agents (télétravail) – mise en œuvre de bureaux-relais au CAPS Etape 5 : concrétisation de l’accueil des visiteurs avec aménagement locaux, formation des agents à la transmission d’informations multithématiques de base et/ou accompagnement bornes interactives - Jalons : S1 2018 : étapes 1 & 2 / S2 2018 : étape 3 / S1 2019 : étapes 4 & 5 - Point de vigilance : nécessité de décider le plus en amont possible si le site-relais accueillera du public, car les impacts sont très différents [un même site peut cumuler les étapes 4 et 5] Indicateurs de suivi et d’évaluation [propositions] Nombre de kilomètres non parcourus [agents + visiteurs] Nombre de visiteurs sur les sites-relais [s’ils sont ouverts au public] Nombre de sites relais équipés de bornes ORGANISATION MODES DOUX TRANSPORTS COLLECTIFS COVOITURAGE COMMUNICATION
PILOTAGE DSI DIRECTIONS MOBILISEES DJA, DRH, Dir Com Direction concernées ECHEANCIER S2 2018 (test) COUTS Aucun (Etapes 1-3) Action déjà initiée OBJECTIF A ATTEINDRE +10% de réunions en visioaudio conférence IMPACT CARBONE 140 T PARTENAIRES Aucun 3| POURSUIVRE ET FIABILISER LE DEVELOPPEMENT DES OUTILS DE VISIO ET AUDIO CONFERENCE Le meilleur déplacement est celui qu’on n’effectue pas. Il est important d’offrir aux agents une alternative fiable quand cela est possible, et notamment pour les réunions de travail. Mais tout ne réside pas dans la solution technique et l’outil : il est primordial que les agents de la province Sud puissent assurer la continuité et la qualité des services qu’ils réalisent au quotidien, ainsi que les liens interpersonnels si importants (collègues, partenaires extérieurs, usagers). La mise en place des outils doit donc s’accompagner de nouveaux réflexes professionnels. Par exemple, cibler les réunions qui demandent une participation physique, et pour les autres, participer à distance ou en amont (transmission d’informations). Des actions ont été initiées par la province Sud en faveur des outils de collaboration vers l’extérieur. 2 salles de réunion (CAPS + antenne de La Foa) sont équipées de l’outil Polycom depuis 2013, 3 salles (HPS + DEPS + DFA) sont équipées de Skype depuis 2016, et les postes sont équipés de Skype à la demande depuis 2016 également. L’enjeu semble porter sur l’utilisation de ces équipements existants et de leur déploiement éventuel sur d’autres sites. Un enjeu tout aussi important concerne les outils de collaboration interne à la province Sud, avec le déploiement de l’outil MyCollab (avec téléphonie et vision intégrées). Description de l’action Renforcer et fiabiliser l’utilisation des outils existants (collaboration externe) Mise en place d’un outil fiable de visio & audio conférence pour la collaboration interne Objectifs opérationnels Réduire le nombre et le temps de trajet des agents - Réduire le budget déplacements (et téléphonie) Déroulé Etape 1 : Sur la base des sites / services qui pourraient être équipés en salles de visio-conférence (ex. sites-relais) identifiés par la DSI, poursuivre la phase de test de l’outil MyCollab en vue de son déploiement - définir les indicateurs de suivi d’utilisation pour les équipements existants et futurs Etape 2 : définir le cadre d’utilisation des outils : missions qui nécessitent ou non un déplacement, catégorie de déplacements qui peuvent être évités, alternatives possibles quand le déplacement ne peut être évité – formalisation : charte, de contrat d’objectifs, évolution fiche de poste – communication de type « les bonnes pratiques en cas de réunions » - définition indicateurs de suivi) Etape 3 : établir une analyse multithématique (technique, juridique, financière) des différentes options répondant aux enjeux et procéder à l’arbitrage Etape 4 : mettre en œuvre le développement des solutions techniques retenues sur un site-pilote - formaliser et communiquer le cadre d’application (dont volet RH et communication) - faire le lien avec d’autres actions (ex. outil intelligent de réservation de véhicule si le déplacement ne peut être évité, livret d’accueil) – suivre les indicateurs Etape 5 : déploiement de la solution au-delà du site-pilote si les indicateurs sont au vert - Jalons : T1 2018 : étapes 1-2 / T2 2018 : étape 3 / S2 2018: étape 4 / S1 2019 : étape 5 Indicateurs de suivi et d’évaluation [propositions] Nb de sites / salles / postes équipés Nb de réunions effectuées en visio & audio conférence Nb de déplacements évités et de km non parcourus ORGANISATION MODES DOUX TRANSPORTS COLLECTIFS COVOITURAGE COMMUNICATION
PILOTAGE DRH DIRECTIONS MOBILISEES DJA, partenaires sociaux, Directions concernées ECHEANCIER S2 2018 COUTS Coût constant OBJECTIF A ATTEINDRE Diminution de 10% du temps de trajet moyen pour les agents concernés IMPACT CARBONE Non mesuré PARTENAIRES Aucun 4| PROPOSER AUX AGENTS DES AMENAGEMENTS D’HORAIRES POUR REDUIRE LES TEMPS DE DEPLACEMENT Des aménagements d’horaires modestes (ex. + ou – 1/2h par rapport aux horaires d’origine) permettent un étalement des arrivées et des départs. Il s’agit d’une action souvent simple à mettre en œuvre et présentant un impact potentiellement très positif en matière d’éco-mobilité. D’abord en participant à l’amélioration des conditions de déplacements : éviter la tranche horaire de congestion et ses conséquences néfastes sur l’environnement et le stress des agents. Et à terme, en cas de généralisation de cette approche à d’autres employeurs / sites, contribuer à l’étalement des flux sur le Grand Nouméa. La province Sud a pris les devants et depuis une circulaire de mars 2013, liée à la relocalisation des services sur la CAPS, 1 agent sur 20 bénéficie aujourd’hui d’un aménagement formalisé de ses horaires sur la zone du Grand Nouméa, à distinguer du dispositif de temps partiel dont bénéficient certains agents, y compris des enseignants. Description de l’action Explorer la possibilité et les modalités relatives au développement efficace des aménagements d’horaire dans l’objectif d’optimiser les temps de déplacement des agents (trajet domicile-travail). L’action est à mettre en synergie avec les solutions de télétravail, et la mise en place de sites-relais qui, selon les cas, pourraient être plus adaptées et/ou être combinées. Objectifs opérationnels Réduire le nombre et le temps de trajet des agents (domicile-travail) Organiser en synergie vie professionnelle/vie personnelle, concilier les intérêts du service et de l’agent Déroulé Etape 1 : faire l’état des lieux de l’existant issu de la circulaire de 2013 - identifier/cartographier les sites, services, profils d’agents (toutes catégories d’emploi confondues, avec priorisation de situations spécifiques : santé, allongement du temps de trajet lié à l’éloignement et aux heures de pointe, etc.) pour lesquels l’aménagement des horaires pourrait s’appliquer, de manière ponctuelle ou régulière, car présentant un fort potentiel en matière de réduction de temps des trajets domicile-travail Etape 2 : définir les nouvelles plages horaires dans le respect de la réglementation du travail et de la qualité de service attendu (présence minimale au sein du service, etc.), en lien avec les gains de temps de trajet estimés, l’équité des agents et la qualité du service attendu – formaliser dans le cadre d’une nouvelle circulaire / lettre de cadrage pour définir le socle global et partagé Etape 3 : au niveau des managers, formaliser les objectifs, les modalités de mise en œuvre et de suivi au sein d’un contrat d’objectifs à passer avec les agents concernés, et à intégrer dans les fiches de poste, fiches métier et autres documents (procédures) dont il faudra organiser la communication Etape 4 : organiser une période test avec un groupe défini (agents + managers) – accompagnement des managers et des agents - bilan régulier & capitalisation avant déploiement plus large en cas de retours positifs sur les objectifs et critères précédemment définis - Jalons : 2018 : étapes 1, 2 et 3 / S1 2019 : étape 4 Indicateurs de suivi et d’évaluation [propositions] Nombre d’agents bénéficiant d’un aménagement d’horaire ORGANISATION MODES DOUX TRANSPORTS COLLECTIFS COVOITURAGE COMMUNICATION
PILOTAGE DRH DIRECTIONS MOBILISEES Partenaires sociaux, DJA, DSI, Directions concernées ECHEANCIER S1 2019 COUTS Budget constant OBJECTIF A ATTEINDRE Une opération-test en 2019 concernant 30% des Directions IMPACT CARBONE 54 T (10% d’agents en télétravail une journée par semaine) PARTENAIRES Aucun 5| METTRE EN PLACE ET FACILITER LE TELETRAVAIL La réalisation d’un PDA est l’occasion d’initier une réflexion sur les méthodes de travail sous l’angle de l’éco-mobilité. Le déploiement du télétravail par un employeur est souvent un axe privilégié. A titre d’exemple, la mise en place d’un jour de télétravail par semaine pour 30% des agents permet d’envisager une réduction des déplacements domicile-travail de 6% sur la semaine. L’impact du télétravail est positif sur la qualité de vie des agents en permettant une organisation plus flexible de la semaine de travail ; sur les temps de trajet en diminuant le nombre de trajets domiciletravail (dans le cas du télétravail à domicile) ou en optimisant les déplacements professionnels (dans le cas de télétravail en tiers-lieux) ; sur la congestion en ville, la pression sur le stationnement ; sur le stress lié aux déplacements, sur les conditions de travail et la productivité. Il ne s’agit pas d’un sujet nouveau. L’accès à distance de certains outils est effectif : messagerie depuis 2007, ZEN et Sudbox depuis 2015. Le diagnostic a logiquement identifié des formes non formalisées de télétravail et une demande réelle de la part des agents et des directions. Le PDA est l’opportunité d’organiser clairement ces modalités dans l’intérêt de tous. Description de l’action Le télétravail peut prendre plusieurs formes et répond donc à plusieurs définitions. Il est rarement la règle ou permanent et plus souvent une modalité exceptionnelle. Il peut être autorisé à partir du domicile. Il peut également être mis en place dans différents locaux de l’employeur (tiers-lieux). Cette modalité doit répondre à des critères clairs, à des périodes ciblées, et au souci d’équité entre agents, ainsi qu’à la nécessité de lien social régulier entre agents, avec les partenaires extérieurs ou usagers. Ce sont les contours de ce changement de fond, de cette nouvelle façon d’appréhender les conditions de travail et le temps, que doivent conduire à dessiner les étapes identifiées par cette fiche-action. Objectifs opérationnels Réduire le nombre et le temps de trajet des agents Diminuer le budget déplacement et le bilan carbone de la collectivité et des agents Organiser en synergie vie professionnelle et vie personnelle, concilier les intérêts du service et de l’agent Déroulé Etape 1 : travail en profondeur sur une définition partagée du temps de travail et du télétravail dans le cadre de la réglementation en vigueur (benchmark) - définition des objectifs opérationnels quantifiables liés au dispositif et relatifs aux conditions de travail, aux déplacements, à la performance Etape 2 : identification des Directions volontaires pour expérimenter le télétravail dans le cadre d’une opérations test sur les métiers / missions / tâches concernés en fonction de critères clairs (autonomie, performance, manière de servir, motifs médicaux, éloignement) - définition des plages/périodes de télétravail en fonction de l’estimation des temps de production nécessaires – définition des modalités (domicile / tiers-lieux, outils métiers à rendre disponible de manière globale - ex. intranet en 2018 - ou au cas par cas selon le contrat d’objectif) Etape 3 : Dans le cadre de l’opération test, pour chaque besoin/demande, définition du cadre juridique et technique du télétravail (sites, modalités, responsabilités agent / employeur, livrables, équipements, outils informatiques, etc.) à traduire dans un contrat d’objectifs individualisés et mesurables avec possibilité de réversibilité si ceux-ci ne sont pas atteints (bilans réguliers manager/agent + bilans globalisés du télétravail) Etape 4 : plan d’accompagnement des managers et des agents dans le cadre de l’opération test Etape 5 : mise en œuvre de l’étape-test avant déploiement (étape 6) si celle-ci est concluante - Jalons : S1 2018 : étapes 1 & 2 / S2 2018 : étapes 3 & 4 / S1 2019 : étape 5 / S2 2019 : étape 6 Indicateurs de suivi et d’évaluation [propositions] Nb de télétravailleurs / jours télé-travaillés + satisfaction des agents v/v du dispositif ORGANISATION MODES DOUX TRANSPORTS COLLECTIFS COVOITURAGE COMMUNICATION
PILOTAGE DEPS DIRECTIONS MOBILISEES DJA, DFA et les représentants des sites concernés ECHEANCIER S1 2019 COUTS Aménagement => Coûts basés sur des projets similaires : entre 5000 et 10000 XPF / m². OBJECTIF A ATTEINDRE 40 places réservées aux covoitureurs IMPACT CARBONE Non mesuré PARTENAIRES Covoiturage NC 6| REVOIR L’AMENAGEMENT DES PARKINGS SUR LES SITES PROVINCIAUX POUR PRIVILEGIER LES MODES ACTIFS, LES COVOITUREURS ET DIMINUER LE NOMBRE DE PLACES Le CAPS et la DEPS sont aujourd’hui les deux seuls sites qui bénéficient d’aménagements spécifiques au stationnement des deux roues (moto/Vélos) et dont les parkings disposent d’aménagements pour les piétons. L’objectif est d’étendre ce type d’aménagement à l’ensemble des sites de la province Sud. Ces aménagements ne suffisent pas à eux seuls à encourager les agents (et les visiteurs) à privilégier les modes actifs. Il est proposé de reconsidérer l’aménagement des parkings en optimisant l’organisation du stationnement par la priorisation des places de parking aux clients, visiteurs, deux-roues, co-voitureurs et proposant de nouveaux dispositifs de stationnement, dans l’objectif de limiter l’autosolisme. Description de l’action L’action consiste à réaménager les parkings : allées piétonnes, stationnements privilégiés pour vélos et co-voitureurs. Le diagnostic a fait ressortir un besoin urgent sur le site de la DEFE où le cheminement PMR n’est plus respecté aujourd’hui. En redonnant de la place à la circulation du piéton et en améliorant la qualité de l’espace cette action permet de tendre vers la diminution du nombre de places. Cette action inclue également le fait de diminuer le nombre de places de parkings louées (exemple des places sur Ducos qui sont louées mais non utilisées). Objectifs opérationnels Développer une communauté d’utilisateurs des vélos et de la marche et une communauté d’utilisateurs du covoiturage. Optimiser la flotte, sa gestion et son impact spatial. Déroulé Dernier trimestre 2017/1er trimestre 2018 : réalisation d’une enquête pour identifier les besoins 1er trimestre 2018: définir un programme pour les travaux (plan ou tableau contenant la localisation du dispositif, le type de stationnement/aménagement retenu et le nombre d’unités, le montage financier et le planning de mise en œuvre). 2018-2019: mise en œuvre (dispositifs de stationnement variés et adaptés en fonction des besoins et de leur implantation). 2019 : réalisation d’une enquête pour un retour d’expérience Indicateurs de suivi et d’évaluation • Part de places dédiées aux modes doux par rapport au nombre de places totales. • M² dédiés aux espaces verts et cheminements piétons sécurisés ORGANISATION MODES DOUX TRANSPORTS COLLECTIFS COVOITURAGE COMMUNICATION
PILOTAGE Secrétariat général DIRECTIONS MOBILISEES DEPS ECHEANCIER Chaque année COUTS 2 jours-hommes / an OBJECTIF A ATTEINDRE Pérennisation du rôle de référent budget déplacements IMPACT CARBONE Non mesuré PARTENAIRES Aucun 7| METTRE EN PLACE ET SUIVRE LE BUDGET DEPLACEMENT DE LA COLLECTIVITE Les dépenses de déplacement d’une organisation se répartissent dans de nombreux postes. Dans le cas de la province Sud, celles-ci s’intègrent principalement aux coûts de fonctionnement de la collectivité mais aussi au budget des agents afin de se rendre sur leur lieu de travail. La mise en place d’un Plan de Déplacement d’Administration est ainsi l’occasion d’identifier plus précisément ces dépenses. Cette étape permet notamment d’identifier les marges de manœuvre en vue d’une diminution et d’une optimisation des coûts liés aux transports ainsi que d’une rationalisation du bilan carbone. Elle permet de juger l’efficacité des autres actions du PDA et constitue en ce sens une action indispensable au bon pilotage du projet et à sa pérennité. La province Sud a établi son premier budget déplacement sur la base des données comptables de l’année 2016. Celui-ci a été réalisé dans le cadre de la phase de diagnostic du PDA. Description de l’action L’action consiste à mettre à jour chaque année le budget déplacement de la province Sud sur la base des données comptables de l’année précédente (ex : mise à jour du budget en 2018 sur la base des données 2017). Ces données permettront d’abonder l’outil de suivi et d’évaluation du PDA. Les données ainsi collectées sont notamment utilisées pour sortir les deux principaux indicateurs de suivi : • Dépenses totales et par catégorie • Bilan carbone du parc automobile de la collectivité (via les dépenses de carburant) Objectifs opérationnels Diminuer le budget déplacements et le bilan carbone de la collectivité et des agents. Optimiser la flotte, sa gestion et son impact spatial. Déroulé Etape 1 (Février 2018) : Confirmation des données à récupérer et des interlocuteurs ressources en charge de la transmission de ces éléments dans les différentes directions concernées. Etape 2 (Mars 2018) : Récupération annuelle des données auprès de la personne compétente au sein du Secrétariat Général selon le format défini en 2016. Mise à jour annuelle de l’outil de suivi du Plan de Déplacements Administration et production des indicateurs Indicateurs de suivi et d’évaluation • Production annuelle des indicateurs ORGANISATION MODES DOUX TRANSPORTS COLLECTIFS COVOITURAGE COMMUNICATION
PILOTAGE DSI DIRECTIONS MOBILISEES DJA, CTP, DEPS, DFA, Directions concernées ECHEANCIER S2 2019 COUTS Economie de 26 millions de francs par an si réduction du parc de 44 véhicules (10%) OBJECTIF A ATTEINDRE Diminution de 10% du bilan carbone IMPACT CARBONE 140 T PARTENAIRES ADEME 8| RATIONALISER ET AMELIORER LA PERFORMANCE DE LA FLOTTE DE VEHICULES La flotte de véhicule de la province Sud est particulièrement importante. Celle-ci atteint plus de 380 véhicules et représentait un coût de 258 millions de francs en 2016, soit 586 000 francs par véhicule. Par ailleurs, les émissions de CO2 ont atteint 1400 tonnes en 2016. Le diagnostic du Plan de Déplacements d’Administration de la province Sud a permis de mettre en lumière l’importance de la rationalisation de la flotte automobile pour atteindre les objectifs du PDA, notamment en termes de bilan carbone et de coûts. Il convient maintenant d’étudier comment cet objectif peut être mis en œuvre à travers diverses mesures. A noter que dans le cadre du Schéma de Transition Energétique et du Schéma des modes actifs la province Sud s’est déjà fixé un objectif d’augmentation de la part des véhicules hybrides ou électrique autour de 10% du parc à horizon 2019. Une commande de 40 véhicules (livraisons en 2018 et 2019) est déjà en cours ce qui permettra d’atteindre l’objectif avant la date d’échéance. Description de l’action L’action consiste à étudier et mettre en œuvre des mesures de rationalisation du parc automobile de la province Sud. A ce stade quatre axes ont été identifiés : Le développement d’un outil de gestion dynamique Le non renouvellement des véhicules thermiques selon différents critères (âge, consommation réelle, kilométrage etc…) L’achat de véhicules propres (hybride, électrique, GPL) selon les évolutions du contexte calédonien en termes de véhicules proposés à la vente que d’approvisionnement en énergie Ouverture des véhicules à de nouveaux usages (covoiturage, remisage à domicile etc…) Objectifs opérationnels Diminuer le budget déplacement et le bilan carbone de la collectivité et des agents Organiser en synergie vie professionnelle et vie personnelle, concilier les intérêts du service et de l’agent Déroulé Etape 1 (2ème semestre 2018) : Développement d’un outil de suivi de la performance de la flotte (déploiement de dispositifs de télématique embarquée par la DFA). Etape 2 (2ème semestre 2018) : Déploiement d’une mise-à-jour de ZEN en 2018 par la DSI afin de centraliser l’ensemble des données nécessaires à la prise de décision. Le cahier des charges devra intégrer les fonctionnalités suivantes : incitations sur le choix du véhicule, collecte des statistiques d’usage et géolocalisation des véhicules via les dispositifs de télématique de la DFA. Etape 3 (1er semestre 2019) : Identification des véhicules les moins performants selon des critères de coûts, de consommation réelle, d’usage et de bilan carbone (sur le base du benchmark permis par l’outil de gestion dynamique). Etape 4 (2ème semestre 2019) : Retrait progressif et/ou remplacement par des véhicules propres des véhicules les moins performants en concertation avec les directions concernées (Retrait dès 2018 de 5 citadines au CAPS et retrait progressif de 40 véhicules d’ici à l’arrivée des véhicules hybrides). Indicateurs de suivi et d’évaluation Budget alloué aux véhicules de service et de fonction Bilan carbone du parc automobile ORGANISATION MODES DOUX TRANSPORTS COLLECTIFS COVOITURAGE COMMUNICATION
PILOTAGE Commande : DFA Suivi : chef de projet PDA DIRECTIONS MOBILISEES Sites pilotes (DEPS, DFA, DJA, DL) + Communication ECHEANCIER 2017 mise en œuvre COUTS Investissement : 2,7 MF HT Fonctionnement : 135 000 F/an OBJECTIF A ATTEINDRE Taux d’usage des 10 VAE mis en place : 60% IMPACT CARBONE Non mesuré PARTENAIRES Aucun 9| AUGMENTER LE NOMBRE DE VAE DE SERVICE La DEPS dispose aujourd’hui d’un Vélo à Assistance Electrique (VAE) qui est utilisé pour les déplacements professionnels et pour lequel un usage sur la pause de midi est autorisé. Les agents ont aussi la possibilité de remiser le vélo à domicile dans le cas d’un déplacement professionnel. Dix VAE ont également été mis en service. Ces derniers sont déployés sur les sites de la DEPS, du CAPS, de la DFA et de la DL. Description de l’action L’action consiste dans un premier temps à établir les modalités d’utilisation des 11 VAE en service. Une fois l’usage constaté, la pertinence d’une commande supplémentaire sera évaluée. En effet, nous identifions les conditions suivantes nécessaires à la réussite de l’opération : - les VAE doivent être équipés des éléments de sécurité et de confort suivants : garde-boue, panière, cadenas. Un casque et un gilet s être disponibles avec chaque VAE (Utilisation recommandée). - les VAE doivent être facilement accessibles (donc dans le parking et réservable via un outil intelligent de réservation). - les VAE doivent être entretenus et toujours en bon état de fonctionnement. Un agent doit être affecté à cet entretien. Cette mission doit être officielle et inscrite dans la fiche de poste. En cas d’indisponibilité d’un VAE le message doit être passé parmi les agents. - la mise en œuvre des actions d’accompagnement et de communication (actions n°9, 21, 22, 23, 24, 25 du PDA) Objectifs opérationnels Développer une communauté d’utilisateurs des modes actifs. Diminuer le budget déplacement et le bilan carbone de la collectivité et des agents. Déroulé Etape 1 (2017) : identification d’un référent par site pour la maintenance et l’entretien. Mise en relations des référents avec la chargé de mission Ecomobilité de la DEPS. Etape 2 (2018) : suivi de l’usage (via l’outil de réservation), bilan sur les frais de maintenance, communication et opérations de prêts auprès des autres directions/site. Etape 3 (2019) : commande supplémentaire en fonction des usages constatés. Indicateurs de suivi et d’évaluation Nombre de VAE disponibles Taux d’usage des VAE constaté suivant l’outil de réservation Nombre de kilomètres parcourus Nombre de déplacements en véhicules évités Bilan carbone ORGANISATION MODES DOUX TRANSPORTS COLLECTIFS COVOITURAGE COMMUNICATION
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