PILOTAGE DSI / Chargé de mission services numériques DIRECTIONS MOBILISEES DJA, DRH, Dir Com Direction concernées ECHEANCIER Q4 2018 arbitrage COÛTS Dévlpt : 5-10MF / an Bornes : 500KF/u OBJECTIF A ATTEINDRE +20% de démarches en ligne IMPACT CARBONE Non mesuré PARTENAIRES A définir en étape 2 pour les démarches et les sites mutualisés [installation de bornes] 1| POURSUIVRE LA MISE EN LIGNE DES SERVICES AUX USAGERS ET EN FACILITER L’ACCÉS AU PLUS GRAND NOMBRE La dématérialisation permet de moderniser et d’améliorer la qualité des services rendus aux usagers et de réduire leurs déplacements vers les différents sites de la collectivité. Aujourd’hui, 20 démarches sont entièrement réalisables en ligne, plus de 230 services sont décrits en ligne dont une majorité intègre un formulaire à télécharger et/ou à compléter, évitant ainsi les déplacements. Un exemple : La possibilité de télécharger de chez soi un coupon de bourse ou une attestation de non bourse (conforme aux attentes de la CAFAT pour les demandes d'aide à la cantine), a permis d'éviter 2 000 déplacements sur la rentrée 2017. D'une manière plus globale, l'impact de la dématérialisation des dispositifs d'aides (bourse études supérieures, prix d'excellence, simulateur...) se concrétise par 5000 déplacements de moins en un an. Il existe un réel enjeu à poursuivre cette démarche à l’impact très positif, en prenant en compte la part des usagers n’ayant pas d’accès internet depuis leur domicile. Description de l’action Mettre en ligne davantage de services et d’informations pour faciliter les démarches administratives (renseignements, demandes, autorisations, etc.). Faciliter l’accès du plus grand nombre, notamment des foyers n’ayant pas ou peu accès à internet, par la mise en place de bornes dans certains sites ciblés accueillant du public et en accompagnant les usagers dans l’utilisation des outils numériques. Objectifs opérationnels Augmenter le nombre d'utilisateurs des services en ligne, diminuer le nombre et/ou la durée des déplacements de visiteurs véhiculés. Déroulé Étape 1 : analyser le fonctionnement de l’existant et élaborer une grille multicritères permettant d’identifier les services dont la dématérialisation est à développer / améliorer, en fonction de leur nature, de la qualité du service rendu, des publics-cibles, de la localisation des sites et des déplacements évités, d’une approche des coûts (retour sur investissement), des impacts techniques (modalités de SAV – hotline, mises à jour), juridiques et RH (accompagnement des agents) Étape 2 : identifier les conditions d’accès à la dématérialisation des publics-cibles, les solutions techniques (mise en place de bornes dans les sites les mieux localisés au regard des déplacements générés : sites existants, sites-relais à créer – évolution du poste de médiateurs DEFE, etc.) et les partenariats à mettre en place (ex. bornes dans les mairies, servicespublics.nc, CAFAT, SMTU) Étape 3 : validation du contenu (services) et des modalités de dématérialisation (mise en ligne, bornes), des conditions d’accompagnement auprès des usagers et des agents (formation utilisation bornes & instruction dossiers dématérialisés), des indicateurs Étape 4 : mise en œuvre technique des actions et des outils permettant d’assurer le suivi des indicateurs Action récurrente sur une base annuelle [nouvelle version du site internet depuis août 2017 – une première évolution sensible est attendue dès 2018] : - Etapes préparatoires 1 à 2 : jusqu’à septembre-octobre de l’année N - Etape 3 : derniers arbitrages en novembre de l’année N - Etape 4 (développement) : année N+1 Indicateurs de suivi et d’évaluation [propositions] Nombre de démarches entièrement en ligne [20 en 2017] Nombre de visites en ligne / nombre de clics [dépasser les 50,000/an – 39,000 oct.2017]] Nombre de démarches effectuées en ligne [dépasser les 7000 en 2019 – 5768 oct.2017] Nombre de sites provinciaux équipés de bornes [2 en 2017] ORGANISATION MODES DOUX TRANSPORTS COLLECTIFS COVOITURAGE COMMUNICATION
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