PILOTAGE DSI DIRECTIONS MOBILISEES DJA, DRH, Dir Com Direction concernées ECHEANCIER S2 2018 (test) COUTS Aucun (Etapes 1-3) Action déjà initiée OBJECTIF A ATTEINDRE +10% de réunions en visioaudio conférence IMPACT CARBONE 140 T PARTENAIRES Aucun 3| POURSUIVRE ET FIABILISER LE DEVELOPPEMENT DES OUTILS DE VISIO ET AUDIO CONFERENCE Le meilleur déplacement est celui qu’on n’effectue pas. Il est important d’offrir aux agents une alternative fiable quand cela est possible, et notamment pour les réunions de travail. Mais tout ne réside pas dans la solution technique et l’outil : il est primordial que les agents de la province Sud puissent assurer la continuité et la qualité des services qu’ils réalisent au quotidien, ainsi que les liens interpersonnels si importants (collègues, partenaires extérieurs, usagers). La mise en place des outils doit donc s’accompagner de nouveaux réflexes professionnels. Par exemple, cibler les réunions qui demandent une participation physique, et pour les autres, participer à distance ou en amont (transmission d’informations). Des actions ont été initiées par la province Sud en faveur des outils de collaboration vers l’extérieur. 2 salles de réunion (CAPS + antenne de La Foa) sont équipées de l’outil Polycom depuis 2013, 3 salles (HPS + DEPS + DFA) sont équipées de Skype depuis 2016, et les postes sont équipés de Skype à la demande depuis 2016 également. L’enjeu semble porter sur l’utilisation de ces équipements existants et de leur déploiement éventuel sur d’autres sites. Un enjeu tout aussi important concerne les outils de collaboration interne à la province Sud, avec le déploiement de l’outil MyCollab (avec téléphonie et vision intégrées). Description de l’action Renforcer et fiabiliser l’utilisation des outils existants (collaboration externe) Mise en place d’un outil fiable de visio & audio conférence pour la collaboration interne Objectifs opérationnels Réduire le nombre et le temps de trajet des agents - Réduire le budget déplacements (et téléphonie) Déroulé Etape 1 : Sur la base des sites / services qui pourraient être équipés en salles de visio-conférence (ex. sites-relais) identifiés par la DSI, poursuivre la phase de test de l’outil MyCollab en vue de son déploiement - définir les indicateurs de suivi d’utilisation pour les équipements existants et futurs Etape 2 : définir le cadre d’utilisation des outils : missions qui nécessitent ou non un déplacement, catégorie de déplacements qui peuvent être évités, alternatives possibles quand le déplacement ne peut être évité – formalisation : charte, de contrat d’objectifs, évolution fiche de poste – communication de type « les bonnes pratiques en cas de réunions » - définition indicateurs de suivi) Etape 3 : établir une analyse multithématique (technique, juridique, financière) des différentes options répondant aux enjeux et procéder à l’arbitrage Etape 4 : mettre en œuvre le développement des solutions techniques retenues sur un site-pilote - formaliser et communiquer le cadre d’application (dont volet RH et communication) - faire le lien avec d’autres actions (ex. outil intelligent de réservation de véhicule si le déplacement ne peut être évité, livret d’accueil) – suivre les indicateurs Etape 5 : déploiement de la solution au-delà du site-pilote si les indicateurs sont au vert - Jalons : T1 2018 : étapes 1-2 / T2 2018 : étape 3 / S2 2018: étape 4 / S1 2019 : étape 5 Indicateurs de suivi et d’évaluation [propositions] Nb de sites / salles / postes équipés Nb de réunions effectuées en visio & audio conférence Nb de déplacements évités et de km non parcourus ORGANISATION MODES DOUX TRANSPORTS COLLECTIFS COVOITURAGE COMMUNICATION
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